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Las oficinas ágiles, o centros de excelencia agile, son unidades coordinadas pluripersonales que forman parte de una empresa, y colaboran con la transformación digital. Son equipos de agentes que operan desde dentro de las compañías. Enseñan y promueven nuevas formas de trabajo, basadas en ciclos cortos de retroalimentación y la mejora constante, tanto del proceso como del producto. Influyen en las personas y provocan el cambio cultural en la organización. 

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Esto no implica que carezcan de sentido en organizaciones nativas digitales, como por ejemplo Spotify. En un entorno de cambio y de mejora continua, aun aquellas que han nacido con métodos de trabajo ágiles, necesitan un alineamiento común y una serie de políticas para enfrentar los problemas.

En la actualidad, los dos marcos más utilizados, son Kanban y Scrum. En menor proporción, existe también un uso de sistemas híbridos como Scrumban.

Las empresas tradicionales se encuentran transitando o iniciando un cambio hacia la economía digital. Es un proceso que se hace paso a paso, y no lleva dos días. 

 

El punto de partida

Cuando existe la decisión de iniciar este camino, la situación suele presentar algunas de estas características

  • Departamentos organizados por funciones
  • Líneas jerárquicas muy extensas en verticalidad
  • Decisiones centralizadas. En general, sin información de campo
  • Presupuestos anuales por departamento y por proyecto
  • Relaciones con proveedores basadas en contratos (suelen ser fixed price, pero también time and materials)
  • Proyectos con planificación inicial detalla, tanto las tareas como las fechas en las que se han de finalizar. Existe una malla por debajo de esa previsión con etapas, departamentos, responsables y personas (llamadas recursos).

 

La mirada tradicional

En este contexto, la creación de la oficina ágil plantea de inmediato los siguientes problemas

  • ¿Cuál será su función? ¿Dar formación?
  • ¿De quién depende? ¿RRHH, IT, procesos, talento?
  • ¿Cuál será la estructura jerárquica interna?¿Owner de practice, agile coaches y scrum masters
  • En caso de disputas ¿quién tiene la última palabra? ¿PO y negocio? ¿Los responsables de IT o Arquitectura?
  • ¿Reemplazará a PMO? ¿o será una parte de ella? ¿estará subordinada?
  • Tenemos que definir un alcance y una fecha

Esta aproximación no tiene nada de ágil. Se intenta que la herramienta de cambio ágil se comporte como un engranaje más dentro de la organización departamental. Una nueva versión de la oficina de proyectos. Estamos haciendo las preguntas equivocadas.

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Una visión diferente

En lugar de esto, podemos entender al centro de excelencia agile como un equipo scrum más. 

La aproximación top down ha mostrado mejores resultados que la bottom up. Si tenemos un dueño de producto proveniente del ápice de la compañía, un ejecutivo de nivel C, creamos un backlog de transformación digital, con sus épicas (formación, seguimiento, desarrollo de KPIs, coaching, etcétera), podemos abordar el cambio con incertidumbre pero con orden

Al igual que en el roadmap o en el plan de versiones, podemos establecer unos objetivos.

Un ejemplo podrías ser algo así

  • Conformación del equipo de la oficina ágil
  • Reclutamiento de los primeros equipos autónomos
  • Primeros pilotos
  • Comunicar y difundir casos de éxito
  • En 6 meses, conseguir un 10% de proyectos operando en kanban
  • En un año, alcanzar el 25% de iniciativas aplicando marcos de trabajo ágiles
  • En dos años, llegar al 50%

Este roadmap dependerá de la compañía. No es lo mismo una empresa mediana regional que una multinacional distribuida en todo el mundo. Tampoco es igual una organización centrada en un único producto (Spotify, AirBnB) que una software factory o tener muchas líneas con muchos productos (caso bancos). 

Lo fundamental es comprender que es algo nuevo y diferente a lo que tenemos, y por tanto, debemos evitar tratar de verlo con los patrones habituales.

El propósito último de la oficina ágil es implantar el mindset agile en la organización. No es un proyecto común, ni puede gestionarse con las técnicas y herramientas que estamos acostumbrados. Recuerda las palabras de Einstein: “Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo.” Es la esencia de la innovación.

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Jorge Hernández

Agile Coach con experiencia en implantación y adopción de marcos de trabajo ágiles Transmito a las organizaciones las habilidades y herramientas necesarias para adoptar nuevas formas de trabajo basadas en la mejora continua y el aprendizaje. Ingeniero informático, trainer y Scrum Master

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