En posts anteriores hemos hablado de la complejidad del desarrollo a través de la matriz de Stacey, la toma de decisiones en entornos complejos y del uso de Scrum para gestionar la incertidumbre. El marco Cynefin es un juego o dinámica grupal muy divertida y a la vez beneficioso como iniciación a este paradigma de pensamiento.
El framework Cynefin
El marco Cynefin es un marco de trabajo desarrollado por Dave Snowden mientras trabajaba en IBM para entender y aplicar los principios de los dominios de la complejidad en entornos empresariales.
Cynefin es una palabra de origen galés, cuyo significado es hábitat u ordinario. Se pronuncia kin-fin.El objetivo del juego es ayudar a entender que el desarrollo ágil de software y en concreto mediante Scrum. No son meros ejercicios, sino que tienen un sentido específico y en particular.
La actividad nos ofrece cinco dominios o contextos para la toma de decisiones: obvio, complicado, complejo, caótico y desordenado que ayudan a los líderes a identificar cómo perciben las situaciones y entender su propio comportamiento, así como el de otras personas. La concepción de Cynefin ha incorporado investigaciones sobre teoría de sistemas, sistemas complejos, teoría de redes y teorías de aprendizaje.
En Agile Experience lo usamos como introducción a la utilización de Scrum como herramienta de gestión de la complejidad.
Los materiales son: bloques Lego, un cronómetro y un rotafolio para explicar los distintos dominios del framework Cynefin. En el rotafolio dibujamos el Framework Cynefin y empezamos a explicarlos
Ejercicio 1: Lo simple
Reto
Ordena los bloques por colores, tan rápido como te sea posible. Haz un montón por cada una de las piezas especiales que encuentres. Decide en tu equipo qué piezas quieres tratar como especiales.
Preguntas
- ¿Cuánto tiempo necesitasteis para planear?
- ¿Cómo fue la comunicación? ¿Cuántos líderes y seguidores había en tu equipo?
Notarás que las mejores prácticas más comunes emergen de los distintos grupos. Analiza las estructuras de comunicación y la forma en que la gente ha tomado las decisiones, deberías percibir el enfoque Top-Down, donde una persona propuso la forma de resolver el problema y los demás la siguieron. No debe de haber mucha comunicación entre pares, al menos no acerca de cómo hacer las cosas, sino más operativa.
Ejercicio 2: Lo complicado
Reto
Construye una estructura, tan pronto como te sea posible, de acuerdo a las siguientes reglas: Por lo menos 20 bloques de altura, patrón de color consistente y cada bloque que añadas a la estructura no puede ser mayor que el anterior.
Preguntas
- ¿Cuáles son las diferencias con el ejercicio simple?
- ¿Cuánto tiempo necesitasteis para planear?
- ¿Cómo fue la comunicación? ¿Cuántos líderes y seguidores había en tu equipo?
En este caso, puedes percibir que posiblemente cada equipo haya adoptado diferentes prácticas produciendo resultados diferentes. No hay mejores prácticas sino muchas buenas prácticas.
Analiza las estructuras comunicativas y la forma que la gente ha tomado las decisiones y han acordado que hacer, deberías notar el patrón de comunicación de expertos, donde todo el mundo ha tratado de proponer una solución posible. Llegados a este punto, algunos equipos pueden entrar en análisis-parálisis, puedes tomar esto como una invitación a inspeccionar en el rol de una persona facilitando al grupo.
Ejercicio 3: Lo complejo
Reto
Decidid en 30 segundos si queréis construir un animal o un vehículo. Después de eso, trabajad siguiendo las siguientes reglas: Como en el ejercicio anterior, hay que construir siguiendo un patrón consistente de color. Cada color sólo lo puede tocar un miembro del equipo. No podéis hablar. Cada minuto, tenéis que cambiar mesas, llevando vuestro trabajo pero no el material sobrante.
Preguntas
- ¿Qué diferencias habéis visto comparadas con el problema simple/complicado?
- ¿Cómo ha sido la comunicación? ¿Cuántos líderes y seguidores había en tu equipo?
- ¿Qué tipo de retroalimentación teníais para conseguir llegar a una solución?
- ¿Habría habido alguna diferencia si hubierais tenido cinco minutos para hablar y planificar antes de empezar a construir?
Aquí deberías notar un comportamiento emergente claro, donde mucha gente se sorprende de cómo la prohibición de comunicación verbal evita que empiecen discusiones interminables, mientras que probar a construir algo juntos da lugar a nuevas ideas e inspiración a cada paso. Puedes considerar comparar el tiempo con el ejercicio anterior. Aunque es más complejo, el tiempo no debería variar mucho.
Ejercicio 4: El caos
Reto
La tarea es similar a la del ejercicio anterior, pero ahora tenéis que construir un edificio o una planta. De forma aleatoria, el facilitador toca el hombro a un miembro del equipo y le indica otra mesa. Inmediatamente esa persona se une al otro equipo.
Preguntas
- ¿Qué diferencias habéis visto comparadas con el problema simple/complicado?
- ¿Cómo ha sido la comunicación? ¿Cuántos líderes y seguidores había en tu equipo?
- ¿Como ha sido perder un miembro del equipo? ¿Cómo unirte a otro equipo?
- ¿Cómo este pequeño cambio supone una diferencia tan grande?
Aquí deberías notar que la comunicación es inexistente después de un tiempo, que la gente no intenta comunicarse y en lugar de eso empiezan a hacer y luego son interrumpidos por otros. En particular la gente se sentirá completamente desactivada y frustrada.
Este tipo de herramientas las usamos con frecuencia en nuestras formaciones Scrum Master y Product Owner
Moverse por dominios
En los sistemas sociales, a medida que aumenta el conocimiento, hay una «deriva en el sentido de las agujas del reloj» de lo caótico a lo complejo y lo complicado a lo simple. De manera similar, una «acumulación de sesgos», la complacencia o la falta de mantenimiento pueden causar una «falla catastrófica»: un movimiento en el sentido de las agujas del reloj de simple a caótico, representado por el «pliegue» entre esos dominios. Puede haber un movimiento en sentido contrario a las agujas del reloj cuando la gente muere y el conocimiento se olvida, o cuando las nuevas generaciones cuestionan las reglas; y un empuje en sentido antihorario de caótico a simple puede ocurrir cuando una falta de orden hace que las reglas se impongan repentinamente.
Conclusiones
En resumidas cuentas:
• Contexto simple: Seguir las reglas
• Contexto complicado: Preguntar al experto
• Contexto complejo: Ensayar y probar.
• Contexto caótico: Actuar
Fuentes consultadas
Jorge Hernández
Agile Coach con experiencia en implantación y adopción de marcos de trabajo ágiles Transmito a las organizaciones las habilidades y herramientas necesarias para adoptar nuevas formas de trabajo basadas en la mejora continua y el aprendizaje. Ingeniero informático, trainer y Scrum Master